Manual Procedimiento

MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DE LA MISIÓN PERMANENTE DE LA REPÚBLICA DOMINICANA ANTE LA OEA

 

Teniendo en cuenta la Ley que crea la Administración de Bienes Nacionales y su Reglamento No. 6105 del 9 de noviembre de 1949, la  Misión Permanente ante la Organización de Estados Americanos (OEA) ha elaborado el presente manual de procedimiento en el cual se establecerán las directrices relativas el uso de la dotación, bienes y otros fondos de la Misión, así como al manejo administrativo de su personal.

 

Artículo 1. Objetivo. Crear un marco sobre la transparencia y eficiencia en el uso de la dotación, bienes y otros fondos, así como el manejo administrativo del personal de la Misión Permanente de la República Dominicana ante la OEA.

 

Artículo 2. Alcance.El presente manual contiene procedimientos de aplicación obligatoria en el uso de la dotación, bienes y otros fondos de la Misión de acuerdo a lo establecido en la Constitución de la República, la Estrategia Nacional de Desarrollo, la ley orgánica del Ministerio de Relaciones Exteriores y el Plan Estratégico de Cancillería, la Ley y Reglamento de Bienes Nacionales y el Plan Estratégico de la Misión.

 

Artículo 3.- Definición.Se entenderán por la dotación, bienes y otros fondos, todos aquellos recursos y activos pertenecientes a la institución, cuya administración corresponde al Jefe de Misión.

 

PARTE I

 

ADMINISTRACIÓN DE LA DOTACION Y OTROS FONDOS DE LA MISIÓN

 

Artículo 4. En consonancia con las normas y uso de la diplomacia dominicana, y lo dispuesto por este manual, la administración de la dotación y otros fondos de la Misión Permanente ante la OEA estará a cargo del Jefe de Misión y un funcionario designado como encargado  administrativo de la Misión.

 

Artículo 5. Estos funcionarios serán los responsables del manejo eficiente y transparente de la dotación asignada a la Misión por el Ministerio de Relaciones Exteriores y otros fondos.

 

Artículo 6. La dotación es depositada, mensualmente, mediante transferencia electrónica del Ministerio de Relaciones Exteriores en una cuenta corriente a nombre de la Misión Permanente de la República Dominicana ante la Organización de los Estados Americanos (OEA).

 

Artículo 7.Los fondos de la dotación serán dedicados exclusivamente al pago de los gastos corrientes y extraordinarios contenidos en el presupuesto general anual, anexo al Plan Estratégico de la Misión Permanente; y en ningún caso podrán ser usados para pagar cuentas de particulares, salvo que se trate de un reembolso o pago por un servicio o compra realizado, autorizado por el Jefe de Misión.

 

Artículo 8. Los fondosdeberán ser manejados con transparencia, y los pagosrealizados mediante cheques firmados por el Jefe de Misión y el encargado administrativo, a los fines de tener un mejor control y fiscalización.

 

Artículo 9.  Los gastos extraordinarios incurridos en la ejecución de los objetivos del Plan Estratégico de la Misión deben ser realizados  de conformidad con el presente manual y los lineamientos establecidos en el citado plan.

 

Artículo 10.El Encargado Administrativo deberá rendir un informe detallado de los gastos mensuales, así como del balance actualizado de la cuenta de la Misión. Dicho informe deberá hacerse de conocimiento de todo el personal y será publicado en la página de Internet de la Misión.

 

PARTE II

 

USO Y ADMINISTRACION DE LOS BIENES

 

Artículo 11.Este manual regulará la adquisición, manejo y utilización de los bienes muebles que constituyen el patrimonio de la Misión de la República Dominicana ante la OEA.

 

Artículo 12.Se considera patrimonio de la Misión cada uno de los bienes muebles incluidos en el inventario de la misma;así como también, los regalos y donaciones hechos al Jefe de Misión y al personal diplomático, en el ejercicio de sus funciones.

 

Artículo 13.El patrimonio de la Misión estará bajo la absoluta responsabilidad del Jefe de Misión, quien determinará las medidas necesarias para su correcta conservación y cuidado.

 

Artículo 14.El Encargado Administrativo actualizará periódicamente el inventario de los  bienes y activos de la Misión y mantendrá un registro de los regalos y donaciones  antes citados, en un libro creado para estos fines.

 

Artículo 15.El inventario de bienes y activos de la Misión deberá remitirse anualmente al Ministerio de Relaciones Exteriores, y en los casos en que  el Jefe de Misión lo considere pertinente.

 

PARTE III

 

DE LA ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL

 

De la asistencia.

 

Artículo 16.  El horario de trabajo regular de la Misión Permanente será de lunes a viernes de 9:00 a.m. a 4:00 p.m. Sin embargo, tomando en cuenta la dinámica del trabajo ante la OEA y las necesidades del servicio, el Jefe de Misión podrá modificar el horario previamente establecido.

 

Artículo 17.La Misión Permanente llevará un registro de asistencia del personal, tomando en cuenta lo establecido en el párrafo anterior.

 

Artículo 18. El registro de asistencia deberá ser remitido semanalmente al Ministerio de Relaciones Exteriores, y deberá incluir, cuando corresponda,lo relativo a las ausencias justificadas de los funcionarios.

 

Articulo 19. Las ausencias, los permisos y las vacaciones de los funcionarios de la Misión Permanente se regirán de acuerdo a lo establecido en el reglamento del Ministerio de Relaciones Exteriores.

 

Artículo 20. Las solicitudes de vacaciones deberán solicitarse por escrito al Jefe de Misión, con un mínimo de 15 días, y tras su aprobación deberán ser remitidas al Ministerio de Relaciones Exteriores.

 

Artículo 21.- El Jefe de Misión podrá otorgar tiempo compensatorio al funcionario diplomático por haber trabajado en periodos fuera de la jornada laboral regular, o lo que es lo mismo, en días feriados, vacaciones, etc.

 

De los días feriados

 

Artículo 22.- La Misión Permanente no laborará en los días feriados nacionales de los Estados Unidos y de la República Dominicana. Sin embargo, cuando un funcionario tenga un compromiso derivado de los temas bajo su responsabilidaden un día feriado deberá cumplir con el mismo.

 

De la rotación del personal.

 

Artículo 23 –De conformidad con la norma del Ministerio de Relaciones Exteriores el Jefe de Misión tiene la potestad de organizar el trabajo y rotar el personal bajo su responsabilidad, cuando lo considere necesario.

 

Artículo 24 Se entiende por rotación, la reasignación de los temas y/o responsabilidades de los funcionarios cada dos años, de acuerdo al  periodo ordinario de la OEA. Este plazo podrá ser modificado cuando el Jefe de Misión así lo considere.

 

Artículo 25.Los funcionarios serán asignados a los distintos consejos, comisiones y  demás temas de la Misión, en forma alternada, tomando en cuenta su formación y capacidad para el buen ejercicio de sus funciones y los intereses del servicio exterior dominicano.

 

Artículo 26.- Los consejos, comisiones y demás temas de la Misión tendrán un funcionario responsable y un co-responsable, los cuales actuarán con el mismo compromiso y responsabilidad. La división del trabajo dentro cada comisión se hará tomando en cuenta los siguientes aspectos:

 

  • El responsable será quien rinda cuenta ante el Jefe de Misión sobre los trabajos de la Comisión, teniendo la mayor responsabilidad de velar por el funcionamiento eficiente de la misma.
  • El co- responsable deberá involucrarse de manera activay permanente en los trabajos de esa comisión.
  • Se hará una distribución, consensuada, de los temas entre los funcionarios asignados.
  • Cada funcionario elaborará los informes de los temas que le han sido asignados dentro de la comisión.
  • Cada funcionario colaborará con los temas asignados al otro funcionario dentro de su comisión.
  • Ambos funcionarios trabajarán de manera coordinada y bajo un espíritu de colaboración y apoyo.

 

PARTE IV


DE LA RESPONSABILIDAD DE LOS FUNCIONARIOS

 

De la responsabilidades de los Embajadores Alternos

 

Artículo 27.-Asistir a las reuniones de su competencia y representar al Jefe de Misión en las reuniones y  actividades que le se sean asignadas.


Artículo 28.- Mantener informado al Jefe de Misión sobre el desarrollo de los trabajos del área de su competencia o de los temas que le sean asignados.

 

Artículo 29.- Elaborar informes, cuando corresponda, sobre las reuniones y actividades de su competencia o las que le sean asignadas.

 

Artículo 30.- Revisar los documentos, informes y comunicaciones elaborados por los encargados de los temas, previo a la aprobación de los mismos por el Jefe de Misión. Quedan exceptuados los casos que por la urgencia amerite el conocimiento inmediato del Jefe de Misión.  En ausencia del responsable, los funcionarios podrán elevar los documentos directamente al Jefe Misión o en su defecto a una persona que se encargue de ello interinamente.

 

Artículo 31.- Asegurarse de que todos los temas y actividades bajo su cargo sean cubiertos por los funcionarios asignados, y suplir los mismos en caso de ser necesario.

 

Artículo 32.- Dar seguimiento al cumplimiento de las funciones de los miembros de su grupo.

 

Artículo 33.- Mantener excelentes relaciones y buena comunicación con los miembros de las demás Misiones Permanentes acreditadas en la OEA y la Secretaria General, de manera que faciliten el logro de los objetivos de la política nacional.

 

Artículo 34.- Gestionar, cuando corresponda, las instrucciones ante el MIREX sobre los temas a su cargo.

 

Artículo 35.- Remitir al funcionario encargado de la elaboración del Plan Operativo Anual (POA) las informaciones correspondientes a su área de competencia.

 

Artículo 36.-Completar el formulario de cumplimiento y resultados con la información sobre la reunión que le haya tocado asistir o representar.

 

De la responsabilidad de los responsables y co-responsables de temas

 

Artículo 37.-Representar al coordinador del grupo o al Jefe de Misión en las reuniones y  actividades que le sean asignadas,  y presentar un breve informe sobre lo acontecido en el evento.

 

Artículo 38.-Asistir a todas las reuniones sobre los temas de su competencia, en caso de no poder hacerlo informar al coordinador del grupo, para que  se tomen las medidas correspondientes.

 

Artículo 39.- Colaborar en los temas de su competencia  para la preparación de las intervenciones o discursos del Jefe de Misión y de los demás funcionarios que intervengan en el seno de la OEA.

 

Artículo 40.-Elaborar informes, oficios y comunicaciones sobre los temas de su competencia.

 

Artículo 41.- Mantener excelentes relaciones y buena comunicación con los miembros de las demás Misiones Permanentes acreditadas en la OEA y la Secretaria General, de manera que faciliten el logro de los objetivos de la política nacional.

 

Artículo 42.-Gestionar, cuando corresponda,  las instrucciones ante el MIREX sobre los temas de su competencia.

 

Artículo 43.-Remitir al funcionario encargado de la elaboración del Plan Operativo Anual (POA) las informaciones correspondientes a su área de competencia.
Artículo 44.-Completar el formulario de cumplimiento y resultados con la información sobre la reunión que le haya tocado asistir.

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